Mange har oplevet at man gennem ved at visualisere arbejdsgange via processer med tydelige input og output, så kan man modulopbygge og forenkle arbejdsgange i virkeligheden. Dette er typisk lavet på helt klassiske områder som eksempelvis kundesamarbejde, produktion, produktionsplanlægning og mange andre lignende områder. Oplevelsen er, at man opnår overblik over smartere/mere effektive måder at arbejde på og kan gennemskue sammenhænge og præstationsovervågninger i nye former.
Processer kan laves helt simple, men kan også være meget komplicerede når de hænger sammen på tværs af funktioner, afdelinger og organisationer.
Typisk synliggjort gennem swimlanes, hvor processerne kan ses som kryds af ansvarsområder og funktioner.
Mange er nu nået til at skulle bruge procesmetoden til visualisering af deres viden og kreativitet, men det kan være en del sværere at arbejde med.
Man bør inden opstart vurdere de ulemper og fordele, som man kan møde i dette arbejde – og ikke mindst sikre at ændringer i organisationen er muligt. Videns processer har netop noget med mennesker, relationer og intuition at gøre. Det er derfor afgørende, at alle involverede har forståelse/accept for, hvad videns processer kan bruges til. (Forandringsledelse)
Vi deler her en række fordele og ulemper samt paradokser, som vi har oplevet i det praktiske arbejde med identificering af videns processer og løsninger til at arbejde i synergi med andre metoder til at fremme fastholdelse af viden i en organisation.
Fordele ved Vidensprocesser
- Øget gennemsigtighed og troværdighed
- Stakeholders (kunder, medlemmer, samarbejdspartnere) kan se, hvordan viden er blevet skabt og valideret.
- Skaber tillid til processerne og resultaterne.
- Styrket læring og udvikling
- Når processerne er tydelige, kan man lære af dem, forbedre dem og sikre videndeling internt.
- Lettere onboarding af nye medarbejdere eller samarbejdspartnere.
- Bedre samarbejde
- Andre kan forstå metoderne, hvilket fremmer tværfagligt samarbejde og muligheden for at bygge videre på hinandens arbejde.
- Dokumentation og kvalitetssikring
- Tydelige processer fungerer som dokumentation og kan være nyttige ift. evaluering, revision eller certificering.
- Konkurrencefordel
- Organisationen kan positionere sig som vidensdrevet og professionel, hvilket kan styrke brand og legitimitet.
- Mindre sårbarhed for at centrale personer tager ”skjult viden” med sig ud af virksomheden
Ulemper
- Risiko for at miste konkurrencefordele
- Hvis processerne er meget detaljeret beskrevet, kan konkurrenter kopiere tilgange og metoder.
- Ressourcekrævende
- At beskrive og tydeliggøre processer kræver tid, struktur og vedligeholdelse, hvilket kan tage fokus fra kerneopgaver.
- Kompleksitet for udenforstående
- For mange detaljer kan skabe støj eller forvirring, især hvis målgruppen ikke har den samme faglige baggrund
.
- Internt pres
- Medarbejdere kan føle sig kontrolleret, hvis alt skal dokumenteres, hvilket kan påvirke kultur og arbejdsglæde.
- Risiko for fastlåsning
- Når processer bliver formaliseret, kan organisationen blive mindre fleksibel og have sværere ved at tilpasse sig nye situationer.
Fordele og ulemper kan samles i et paradoks
- Når vi forsøger at nedskrive viden, reducerer vi den uundgåeligt og mister en del af dens fleksibilitet.
- Når vi accepterer ustruktureret viden, bevarer vi rigdommen og autenticiteten – men risikerer at den ikke kan deles eller skaleres.
Mulige måder at håndtere paradokset på
- Hybrid tilgang: Nedskriv rammerne (fx principper, processer, beslutningskriterier), men giv plads til at den konkrete viden udfolder sig i dialog.
- Narrativer fremfor manualer: Case-beskrivelser, historier og eksempler kan bevare kontekst, uden at tvinge alt i skema.
- ”Good enough”-struktur: Fange det vigtigste i punktform, men acceptere at resten lever i netværk, samtaler eller praksisfællesskaber.
- Sociale vidensprocesser: Workshops, communities of practice, mentoring – hvor ustruktureret viden får lov at flyde.
